Les vraies réussites sont celles que l'on partage

Premier opérateur aéroportuaire privé au monde, VINCI Airports gère plus de 70 aéroports dans 14 pays. Grâce à son expertise d’intégrateur global, VINCI Airports développe, finance, construit et exploite les aéroports en apportant sa capacité d’investissement et son savoir-faire dans l’optimisation de la performance opérationnelle, la modernisation des infrastructures et la conduite de leur transition environnementale.

Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) pour la Direction Commerciale de VINCI Airports.

A ce poste, vos principales missions seront les suivantes :

Auprès du Directeur Commercial & Opérationnel (EXCOM VINCI Airports)

• Gestion agenda : montage de réunions ponctuelles et récurrentes avec les équipes en interne et dans nos aéroports, meetings avec interlocuteurs externes (en visio, à l’Archipel ou en local) ;

• Organisation de déplacements worldwide (coordination avec les équipes locales/prospects/fournisseurs, réservation de billets d’avion/train et hôtels...) ;

• Inscriptions à de nombreux évènements du secteur aéronautique (Routes, ACI, IATA Slot Conference…) et retail (TFWA…) : gérer l’inscription, la facturation et la logistique ;

• Réservation restaurant/plateaux-repas/salles de réunion/taxi, etc ;

• Saisie des notes de frais ;

• Saisie de courriers etc.

Évènementiel

Chaque année, plusieurs évènements de différents formats à organiser : du simple workshop d’une journée au séminaire d’une cinquantaine de participants en résidentiel, ou même cocktail d’une centaine de personnes – en  France comme à l’étranger.

• Sélection de lieux (ponctuellement visites in-situ), négociation tarifs, facturation, trouver des activités de team-building, aide à l’élaboration de l’agenda, communication et coordination avec les participants, etc.

Auprès de la Direction Commerciale

• Comptabilité d'engagement : récupération des contrats/devis pour saisie des commandes dans le logiciel comptable LIANA puis suivi de la facturation, relances fournisseurs. Rappel des process comptables aux équipes. Mission en lien étroit et régulier avec la comptabilité et le collaborateur en charge du suivi de budget.

• Gestion ponctuelle des agendas des directeurs ;

• Organisation de réunions (planification & logistique) ;

• Aide ponctuelle sur les réservations de voyages ;

• Missions diverses : lien avec les services généraux, réservation restaurant/plateaux-repas/salles de réunion/taxi, commandes de fournitures de bureaux, etc… Ainsi que toutes tâches liées au bon fonctionnement quotidien des équipes (courrier, parapheurs, commande cartes de visite, etc).

·       De formation supérieure Bac + 2 minimum, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), des outils spécifiques de gestion (comptables, déplacements…) ; 

·       Langues étrangères : anglais courant, la connaissance d’autres langues (notamment espagnol ou portugais) est un atout important.

·       Rigoureux(se) et organisé(e), vous disposez d'une expérience significative (minimum 10 ans) réussie en assistanat de direction;

·       Vous disposez de capacités rédactionnelles ;

·       Vous avez le sens du service et disposez d’un esprit d’initiative et d’anticipation ;

·       La discrétion et les qualités relationnelles sont également des points essentiels pour réussir dans ce poste ;

·       Vous savez travailler dans l’urgence et gérez les priorités.