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Analista Administrativo

Buscamos um(a) profissional organizado(a) e proativo(a) para atuar no suporte administrativo e operacional de uma Unidade de Negócios, com foco em projetos de construção naval em Itajaí/ Santa Catarina.


A pessoa será peça-chave para garantir o bom funcionamento do escritório, a organização de processos, o controle de documentação, o suporte logístico a equipes e a eficiência na gestão de custos e viagens.

Principais Responsabilidades

  • Prestar suporte administrativo à gestão da unidade e aos Gerentes de Projetos/Obras em projetos navais.
  • Apoiar na preparação, impressão, organização e envio de documentação para clientes, mantendo controles atualizados (trackers e registros de envio).
  • Criar e manter processos, fluxos e templates em conjunto com as equipes de Projetos e Negócios, promovendo melhorias contínuas e controle de versões.
  • Gerenciar materiais e infraestrutura do escritório (compras, estoque, manutenção e relacionamento com fornecedores).
  • Organizar viagens corporativas (passagens, hospedagem, vistos, conformidade com políticas internas e prestação de contas).
  • Apoiar colaboradores estrangeiros com integração local (documentação, moradia, onboarding, tradução e orientação).
  • Controlar dados pessoais e credenciais de acesso a estaleiros, garantindo conformidade com normas locais e com a LGPD.
  • Acompanhar despesas administrativas, gerenciar pedidos de compra (POs), faturas e apoiar no planejamento financeiro da área.
  • Organizar reuniões, atas, planos de ação e agendas; gerenciar acesso de visitantes e reservas de salas.
  • Atuar como ponto de contato entre fornecedores, estaleiros e áreas internas, garantindo resolução ágil de demandas operacionais.
  • Assegurar o cumprimento de políticas internas, normas de segurança (HSE) e legislação vigente.
  • Apoiar em outras atividades administrativas conforme necessário. 


Requisitos

  • Português e inglês avançados (oral e escrito).
  • Ensino técnico concluído ou graduação em andamento em Engenharia ou áreas correlatas.
  • Experiência mínima de 3 anos em funções administrativas ou de suporte a projetos, preferencialmente em ambientes industriais, engenharia, energia ou construção naval
  • Domínio do pacote Microsoft Office/365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint).
  • Experiência com sistemas ERP (como SAP) será considerada um diferencial.
  • Conhecimento em controle de documentos e noções básicas de finanças (controle de despesas, POs, provisões).
  • Familiaridade com práticas de acesso a estaleiros no Brasil e com a LGPD.


Competências Comportamentais

  • Forte organização e atenção aos detalhes.
  • Capacidade de gerenciar múltiplas demandas e prazos.
  • Mentalidade orientada a processos e melhoria contínua.
  • Comunicação clara e habilidade de relacionamento com diferentes stakeholders.
  • Proatividade, autonomia e foco em soluções.
  • Ética, confidencialidade e responsabilidade com dados.
  • Flexibilidade para atuar em ambiente dinâmico de projetos e em estaleiros.

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