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Analista Administrativo

Buscamos um(a) profissional organizado(a) e proativo(a) para atuar no suporte administrativo e operacional de uma Unidade de Negócios, com foco em projetos de construção naval em Itajaí/ Santa Catarina.


A pessoa será peça-chave para garantir o bom funcionamento do escritório, a organização de processos, o controle de documentação, o suporte logístico a equipes e a eficiência na gestão de custos e viagens.

Principais Responsabilidades

  • Prestar suporte administrativo à gestão da unidade e aos Gerentes de Projetos/Obras em projetos navais.
  • Apoiar na preparação, impressão, organização e envio de documentação para clientes, mantendo controles atualizados (trackers e registros de envio).
  • Criar e manter processos, fluxos e templates em conjunto com as equipes de Projetos e Negócios, promovendo melhorias contínuas e controle de versões.
  • Gerenciar materiais e infraestrutura do escritório (compras, estoque, manutenção e relacionamento com fornecedores).
  • Organizar viagens corporativas (passagens, hospedagem, vistos, conformidade com políticas internas e prestação de contas).
  • Apoiar colaboradores estrangeiros com integração local (documentação, moradia, onboarding, tradução e orientação).
  • Controlar dados pessoais e credenciais de acesso a estaleiros, garantindo conformidade com normas locais e com a LGPD.
  • Acompanhar despesas administrativas, gerenciar pedidos de compra (POs), faturas e apoiar no planejamento financeiro da área.
  • Organizar reuniões, atas, planos de ação e agendas; gerenciar acesso de visitantes e reservas de salas.
  • Atuar como ponto de contato entre fornecedores, estaleiros e áreas internas, garantindo resolução ágil de demandas operacionais.
  • Assegurar o cumprimento de políticas internas, normas de segurança (HSE) e legislação vigente.
  • Apoiar em outras atividades administrativas conforme necessário. 


Requisitos

  • Português e inglês avançados (oral e escrito).
  • Ensino técnico concluído ou graduação em andamento em Engenharia ou áreas correlatas.
  • Experiência mínima de 3 anos em funções administrativas ou de suporte a projetos, preferencialmente em ambientes industriais, engenharia, energia ou construção naval
  • Domínio do pacote Microsoft Office/365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint).
  • Experiência com sistemas ERP (como SAP) será considerada um diferencial.
  • Conhecimento em controle de documentos e noções básicas de finanças (controle de despesas, POs, provisões).
  • Familiaridade com práticas de acesso a estaleiros no Brasil e com a LGPD.


Competências Comportamentais

  • Forte organização e atenção aos detalhes.
  • Capacidade de gerenciar múltiplas demandas e prazos.
  • Mentalidade orientada a processos e melhoria contínua.
  • Comunicação clara e habilidade de relacionamento com diferentes stakeholders.
  • Proatividade, autonomia e foco em soluções.
  • Ética, confidencialidade e responsabilidade com dados.
  • Flexibilidade para atuar em ambiente dinâmico de projetos e em estaleiros.

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Warnung an Bewerber vor falschen und betrügerischen Stellenangeboten

Der VINCI-Konzern warnt Bewerber vor falschen Stellenangeboten im Internet für Verträge im Ausland im Namen der Unternehmen der VINCI-gruppe. Die Verfasser dieser Angebote verwenden die Firmennamen, Marken und Logos der Unternehmen der VINCI-gruppe in betrügerischer Absicht, um die Bewerber zu täuschen und sie dazu zu bewegen, persönliche Informationen preiszugeben sowie Geld für angebliche Dienstleistungen zu zahlen. In keinem Fall verlangen die Unternehmen der VINCI-gruppe im Rahmen ihrer Einstellungsprozesse die Bankdaten der Bewerber oder eine Geldzahlung. Es wird daher dringend empfohlen, vor einer Bewerbung die Echtheit der Stellenangebote zu prüfen.